Tahapan Mendapatkan Sertifikat ISO
Untuk mencapai Sertifikasi ISO seperti ISO 9001 atau ISO 14001 relatif mudah. Dalam artikel ini kami akan membahas langkah demi langkah untuk membantu organisasi dalam proses pelaksanaan Sertifikasi ISO, serta sedikit membahas Badan Sertifikasi ISO yang akan dipiih oleh organisasi.
- Membuat Komitmen
Top Management harus berkomitmen untuk menerapkan Sistem Manajemen ISO serta memastikan bahwa Standar ISO yang dipilih sudah tepat bagi organisasi. Perlu dicatat bahwa untuk meraih Sertifikasi ISO, organisasi harus telah beroperasi selama minimal 3 bulan. Hal ini bertujuan supaya organisasi telah memiliki beberapa proses di tempat yang dapat dinilai oleh Konsultan ISO.
- Meninjau
Sebaiknya pimpinan terlibat aktif dengan asosiasi industri atau asosiasi profesi sebagai referensi bagaimana implementasi Standar ISO telah bekerja untuk organisasi lainnya. Anda juga bisa meminta informasi melalui organisasi yang telah menerapkan Sistem Manajemen ISO, atau bisa juga menggunakan sumber informasi dari badan pemerintah untuk menambah informasi mengenai Standar ISO. Badan Sertifikasi ISO telah mengembangkan beberapa buku panduan mengenai Standar ISO sehingga informasi lebih mudah didapatkan.
- Melakukan Gap Analisis
Bandingkan sistem manajemen yang sebelumnya sudah berjalan dengan sistem manajemen yang dipersyaratkan oleh Standar ISO, lakukan analisa mengenai apa saja yang belum di terapkan. Tetapkan kebijakan, Struktur Organinsasi, Job Desk, KPI , Manual Mutu dan Prosedur Kerja dari masing-masing departemen didalam organisasi. Bila dibutuhkan penjelasan lebih terperinci dari prosedur kerja dapat dibuat instruksi kerja dan formulir kerja pendukungnya. Gap analisis akan membantu menentukan peningkatan yang perlu dilakukan dalam sistem saat ini sehingga membuat dokumentasi ISO lebih mudah.
- Membentuk Tim ISO
Organisasi menetapkan SDM sebagai anggota Working Group dalam pelaksanaan penerapan ISO yang terdiri dari ketua proyek dan tim. Tim minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi / departemen, terdiri dari pimpinan departemen dan staf. Penetapan manajemen representatif boleh ada atau ditiadakan, tetapi Top Management harus terlibat aktif didalam penerapan sistem manajemen sebagai fungsi Leadership.
- Menyelenggarakan Training ISO
Tetapkan waktu untuk melaksanakan Training ISO (biasanya melalui Konsultan ISO) untuk seluruh karyawan meliputi Training Awareness (pengenalan), Training Dokumentasi dan Training Internal Audit. Jika Anda baru mengetahui informasi mengenai Standar ISO, maka Training ISO bermanfaat memberikan kepercayaan diri serta menambah wawasan untuk membantu dalam proses penerapan Standar ISO. Walaupun jika Anda sudah memiliki pengetahuan mengenai Standar ISO, mengikuti Training ISO akan memberikan hasil yang maksimal. Saat ini, Standar ISO yang paling populer yaitu ISO 9001, ISO 14001 dan ISO 45001.
- Membuat Dokumen ISO
Tetapkan pedoman untuk mengidentifikasi proses yang memerlukan dokumentasi sebagai bagian dari pengendalian. Ketika meninjau persyaratan untuk dokumentasi, berikan perhatian khusus pada persyaratan organisasi untuk mengidentifikasi dokumen yang diperlukan untuk sistem dan proses produk atau layanan. Perlu diperhatikan bahwa saat menambahkan proses, produk, atau layanan baru ke dalam organisasi di masa mendatang, akan diperlukan metode untuk mengidentifikasi kapan dokumentasi diperlukan.
- Implementasi Sistem Manajemen ISO
Terapkan Standar ISO minimal 3 bulan untuk memastikan seluruh karyawan telah mengerti, mematuhi dan menjalankannya. Standar ISO dirancang untuk umum, berlaku untuk organisasi dari semua ukuran dan sektor industri dan mampu memberikan kerangka untuk proses manajemen yang baik serta menentukan hal-hal yang perlu dimasukkan. Tujuan Sertifikasi ISO adalah membentuk Sistem Manajemen ISO, misalnya ISO 9001 – Sistem Manajemen Mutu (SMM); ISO 14001 – Sistem Manajemen Lingkungan (SML); atau ISO 45001 – Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (SMK3). Sistem manajemen terbentuk dari proses kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi produksi, pengukuran, analisis dan perbaikan.
- Melakukan Audit Internal dan Tinjauan Manajemen
Pemeliharaan Sistem Manajemen ISO adalah di mana kerja keras dimulai. Lanjutan yang penting supaya implementasi bisa berhasil, dan bagi organisasi adalah untuk mendapatkan Sertifikat ISO. Komunikasi dan Training ISO harus dilakukan secara teratur untuk memastikan budaya kesadaran berkelanjutan dan keterlibatan dengan staf. Lebih formal, Audit Internal juga harus dilakukan untuk memastikan persyaratan Standar ISO telah terpenuhi. Sebuah tinjauan manajemen harus digelar untuk menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan.
Lakukan Audit Internal perusahaan dan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Kegiatan ini merupakan tahap dimana Auditor Internal memberikan laporan analisa kesenjangan yang dapat mengidentifikasi tindakan yang dibutuhkan oleh organisasi untuk memenuhi persyaratan Standar ISO serta dapat digunakan sebagai bantuan perencanaan. Jadi jangan khawatir jika organisasi belum siap karena banyak organisasi sudah memiliki sejumlah proses yang diperlukan di tempat hanya saja mereka hanya perlu dokumentasi dan proses yang lebih baik.
- Memilih Badan Sertifikasi ISO
Sangat penting bagi pimpinan untuk mengetahui beberapa hal ketika menyetujui menandatangani kontrak untuk melanjutkan ke Badan Sertifikasi ISO. Standar ISO yang umum didasarkan pada siklus 3 tahun, Badan Sertifikasi ISO akan mengharapkan organisasi untuk membuat kontrak minimal 3 tahun meskipun hanya kunjungan tahunan yang diperlukan.
Badan Sertifikasi ISO biasanya merupakan badan independen yang mengkhususkan diri dalam proses untuk mengaudit dan menyetujui Standar ISO. Di Indonesia, Badan Sertifikasi ISO umumnya diaudit oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) untuk memastikan kompetensi serta kemampuan untuk menjaga ketidakberpihakan dan independensi. Anda dapat mengunjungi situs KAN dan mencari daftar Badan Sertifikasi ISO yang sudah terakreditasi oleh KAN.
- Audit Sertifikasi ISO
Setelah organisasi telah siap dan telah menentukan masalah yang disorot dalam Laporan Audit Internal, undang Badan Sertifikasi ISO untuk melakukan audit perusahaan dan selesaikan semua NC (Non-Conformity) bila terdapat temuan dalam audit badan sertifikasi. Pada Tahap ini Auditor akan mengungkapkan efektivitas sistem manajemen dan apakah memenuhi semua persyaratan Standar ISO tertentu yang ingin disertifikasi (misal ISO 9001 atau ISO 14001). Jika sudah sesuai, organisasi akan disarankan untuk segera diberikan Sertifikat ISO. Laporan Auditor kemudian akan diperiksa melalui proses persetujuan dari Badan Sertifikasi dan jika tidak ada anomali diidentifikasi maka Sertifikat ISO resmi diberikan kepada organisasi.